งานสารบัญ ประกอบด้วย
1. การจัดทำ
2. การรับ
3. การส่ง
4. การเก็บรักษา
5. การยืม
6. การทำลาย
ชั้นความเร็วและชั้นความลับ
ชั้นความเร็ว - ด่วน : รับวันนี้ต้องส่งวันพรุ่งนี้ก่อนหมดเวลาราชการ
- ด่วนมาก : รับมาเช้าวันนี้ต้องส่งหนังสือออกไปวันพรุ่งนี้ก่อน 08:30 น.
- ด่วนที่สุด: ต้องส่งออกภายในวันที่ได้รับหนังสือมาก่อนเวลาราชการ
ชั้นความลับ - ลับ : เอกสารต้องเป็นความลับในขณะที่กำลังทำอยู่ หลังจากนั้นรู้ทุกคน
- ลับมาก : เป็นความลับมากเป็นข่าวสารที่รั่วไหลแล้วจะทำให้เกิดความเสียหาย
- ลับที่สุด : ข่าวสารที่ั่รั่วไหลแล้วทำให้เกิดความเสียหายหรือเป็นภัยต่อความมั่นคง
ความปลอดภัยของประเทศชาติอย่างร้ายแรงที่สุด
การจัดการสำเนา
สำเนาคู่ฉบับ คือ จัดทำพร้อมต้นฉบับเก็บไว้กับเจ้าของเรื่อง ผู้ร่าง ผู้พิมพ์ ผู้ตรวจ ลงชื่อไว้ที่
ด้านล่างขวาของหนังสือ
สำเนา คือ มีคำรับรองว่า " สำเนาถูกต้อง" เจ้าหน้าที่ระดับสองขึ้นไปรับรองเสาเนาถูกต้อง
เก็บไว้ที่สารบรรณกลาง
ชนิดของหนังสือราชการ
1. หนังสือภายนอก
2. หนังสือภายใน
3. หนังสือประทับตรา
4. หนังสือสั่งการ
5. หนังสือประชาสัมพันธ์
6. หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นหรือรับไว้เพื่อเป็นหลักฐานทางราชการ
หนังสือภายนอก
เป็นพธีการ เป็นพิธีการน้อย
- นอกส่วนราชการ - ในกระทรวงและจังหวัดเดียวกัน
- ใช้กระดาษตราครุฑ - ใช้กระดาษบันทึกข้อความ
(หนังสือครุฑหรือหนังสือกลาง)
หนังสือประทับตรา
- ใช้กระดาษตราครุฑ
- ใช้ในกรณีที่ไม่สำคัญ เช่น ส่งเอกสารเพิ่มเติม
- ประทับตราแทนการลงชื่อหัวหน้าส่วนราชการ
- คำขึ้นต้น มีเฉพาะ ที่ และ ถึง
- ไม่มีคำลงท้าย
หนังสือสั่งการ
- คำลั่ง
- ระเบียบ
- ข้อบังคับ
หนังสือประชาสัมพันธ์
- ประกาศ
- แถลงการณ์
- ข่าว
หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นหรือรับไว้เพื่อเป็นหลักฐานทางราชการ
- รายงานการประชุม
- บันทึก
- หนังสืออื่นๆ
ปัญหาในการเขียนหนังสือราชการ
1. ความคิด
2. ความยืดยาว
3. รู้เรื่องราวคนเดียว
4. ขาดการประเมิน
การเขียนรายงานการประชุม
รายงานการประชุม....ชื่อหน่วยงานที่จัดการประชุม)…
ครั้งที่…………………..
เมื่อวันที่………………….
ผู้มาประชุม ……………(ผู้มีสิทธิ์ในการประชุม)……………
ผู้ไม่มาประชุม………………………………………
ผู้เข้าร่วมประชุม………………………………………
เริ่มประชุมเวลา………………………………
ประธานกล่าวเปิดการประชุม....................................
ระเบียบ วาระที่ 1 เรื่องที่ประธานแจ้งให้ที่ประชุมทราบ
- เหตุผลความจำเป็น/วัตถุประสงค์
- เรื่องที่ไปประชุมมา
- เรื่องที่สั่งการมา
ระเบียบ วาระที่ 2 เรื่องการรับรองรายงานการประชุม
ระเบียบ วาระที่ 3 เรื่องเสนอให้ที่ประชุมทราบ
- รายงานผลการปฏิบัติงาน
- เรื่องที่สำคัญที่องค์กรหรือบุคลากรต้องปฏิบัติ
- เรื่องที่สนใจ ควรรู้ ควรทราบ
ระเบียบ วาระที่ 4 เรื่องเสนอให้ที่ประชุมพิจารณา
- ประเด็นปัญหาและผลกระทบ
- ข้อเท็จจริง
- ความคิดเห็น
- ข้อเสนอ
- มติที่ประชุม
ระเบียบ วาระที่ 5 เรื่องอื่น (ถ้ามี)
- เป็นเรื่องด่วนและสำคัญ
- ต้องเกิดขึ้นหลังจากที่ออกหนังสือเชิญประชุมไปแล้ว
- เรื่องแจ้งทราบ พิจารณา นัดหมายเป็นเรื่องด่วนและสำคัญ
ประธานกล่าวปิดการประชุม
เลิกประชุมเวลา ……………........................................
ผู้จัดรายงานการประชุม
ความรู้ใหม่ความแตกต่างของคำว่า อนุญาต กับ อนุมัติ
อนุญาติ คือ ยินยอม นำไปใช้ักับเรื่องส่วนตัว ไม่เกี่ยวข้องกับงบประมาณของหน่วยงาน
อนุมัติ คือ ให้อำนาจกระทำตามระเบียบที่กำหนด ใช้กับเรื่องที่เป็นความรับผิดชอบของ
องค์กร เกี่ยวข้องกับงบประมาณของหน่วยงาน
ข้อเสนอแนะ
การทีอาจารย์ยกตัวอย่างและดึงสถานการณ์ที่เกิดขึ้นจริงในชีวิตประจำวันมาอธิบาย ทำให้เกิดความเข้าใจในเนื้อมากยิ่งขึ้น
นางสาวรัตน์มิกา จูมสูงเนิน รหัส 55113400175 ตอนเรียน D1
เนื้อหาละเอียดดีค่ะ สีสันทำให้น่าอ่านมากค่ะ
ตอบลบเนื้อหาครบถ้วน ดีค่ะ อ่านแล้วเข้าใจง่ายดีค่ะ
ตอบลบเนื้อหามีความชัดเจน เข้าใจได้ง่ายคะและเห็นด้วยคะที่อาจารย์ได้นำเหตุการณ์จริงมาอธิบายหรือยกตัวอย่างทำให้เราสามารถเข้าใจได้เร็วขึ้นคะ
ตอบลบ